Tajemnica notarialna — na czym polega i kto może zwolnić notariusza z obowiązku jej zachowania?

Korzystając z usług notariusza, powierzamy mu informacje dotyczące naszego majątku, sytuacji rodzinnej, planowanych transakcji czy spraw spadkowych. Często są to dane bardzo osobiste i poufne. Czy można mieć pewność, że pozostaną one tajemnicą? Odpowiedź brzmi: tak. Jednym z podstawowych obowiązków notariusza jest bowiem zachowanie tajemnicy zawodowej.

Czym jest tajemnica notarialna?

Zgodnie z art. 18 § 1 ustawy — Prawo o notariacie notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem czynności notarialnych. Ochroną objęte są więc nie tylko informacje znajdujące się w akcie notarialnym. Tajemnica obejmuje również okoliczności, o których notariusz dowiedział się w związku z prowadzoną sprawą. Może więc dotyczyć między innymi:

• sytuacji majątkowej klienta,
• informacji o nieruchomościach i innych składnikach majątku,
• sytuacji rodzinnej,
• planowanych czynności prawnych,
• informacji przekazanych podczas rozmów z notariuszem,
• dokumentów i danych uzyskanych w związku z czynnością notarialną.

Tajemnica notarialna ma zatem chronić zaufanie pomiędzy klientem a notariuszem i zapewniać temu pierwszemu poczucie bezpieczeństwa podczas przekazywania informacji niezbędnych do prawidłowego dokonania czynności.

Czy tajemnica notarialna obowiązuje tylko do czasu podpisania aktu?

Nie. Obowiązek zachowania tajemnicy jest trwały. Zgodnie z art. 18 § 2 Prawa o notariacie obowiązuje on również po odwołaniu notariusza. Oznacza to, że zakończenie współpracy z klientem czy nawet zaprzestanie wykonywania zawodu przez notariusza nie powoduje automatycznie ustania obowiązku zachowania poufności.

Czy klient może zwolnić notariusza z tajemnicy?

To jedno z częstszych pytań. W przypadku tajemnicy notarialnej nie należy utożsamiać jej ze zgodą klienta na ujawnienie informacji. Samo oświadczenie, że „zezwala” on notariuszowi na ujawnienie informacji, nie oznacza, że w każdej sytuacji notariusz może swobodnie przekazać je innym osobom lub organom. Szczególne znaczenie ma tutaj art. 18 § 3 Prawa o notariacie.

Kto może zwolnić notariusza z tajemnicy notarialnej?

Ustawa przewiduje szczególną regulację dotyczącą sytuacji, w której notariusz ma występować jako świadek przed sądem. Co do zasady, obowiązek zachowania tajemnicy ustaje, gdy notariusz składa zeznania w takim charakterze. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek. Jeżeli ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu, notariusz nadal pozostaje związany tajemnicą. W takiej sytuacji z obowiązku jej zachowania może zwolnić jedynie Minister Sprawiedliwości.

Jest to więc istotna różnica: w przypadkach objętych art. 18 § 3 Prawa o notariacie kompetencja do zwolnienia z tajemnicy została przyznana Ministrowi Sprawiedliwości, a nie klientowi, prokuratorowi czy sądowi.

Jak wygląda to w praktyce? Można wyróżnić dwa podstawowe warianty.

1. Nie występuje zagrożenie dla dobra państwa ani ważnego interesu prywatnego. Jeżeli notariusz zostaje przesłuchiwany jako świadek przed sądem, obowiązek zachowania tajemnicy — zgodnie z ustawą — ustaje.
2. Ujawnienie informacji mogłoby zagrażać dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W takim przypadku tajemnica nadal obowiązuje, a z obowiązku jej zachowania może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości.

Ocena, czy w konkretnej sprawie zachodzą przesłanki przewidziane w ustawie, wymaga oczywiście uwzględnienia okoliczności danej sprawy.

Czy tajemnica notarialna jest absolutna?

Nie. Prawo o notariacie przewiduje również sytuacje, w których określone informacje nie są objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy. Art. 18 § 4 wskazuje między innymi informacje udostępniane na podstawie przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, określonych przepisów Ordynacji podatkowej oraz dotyczących jawności rejestru akcjonariuszy. Zakres tych wyjątków wynika bezpośrednio z właściwych przepisów.

Nie oznacza to jednak, że informacje dotyczące każdej czynności notarialnej mogą być dowolnie ujawniane. Zasadą pozostaje obowiązek zachowania tajemnicy, a wyjątki muszą wynikać z przepisów prawa.

Dlaczego tajemnica notarialna jest tak ważna?

Notariusz wykonuje zawód zaufania publicznego. Aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, musi mieć możliwość uzyskania od klienta pełnych i prawdziwych informacji dotyczących sprawy. Klient powinien mieć natomiast pewność, że informacje przekazane w związku z czynnością notarialną są chronione. Tajemnica notarialna jest zatem ważnym elementem bezpieczeństwa obrotu prawnego oraz relacji pomiędzy klientem a notariuszem.

Tajemnica notarialna jako podstawa zaufania do notariusza oraz bezpieczeństwa prawnego

Tajemnica notarialna obejmuje informacje, o których notariusz dowiedział się w związku z wykonywaniem czynności notarialnych. Obowiązek jej zachowania trwa również po jego odwołaniu. W przypadku zeznań notariusza przed sądem ustawa przewiduje szczególne zasady. Jeżeli ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu, z obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić Minister Sprawiedliwości. Jednocześnie przepisy przewidują określone ustawowe wyjątki od obowiązku zachowania tajemnicy.

Przedstawione zasady wynikają z art. 18 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie, w aktualnym stanie prawnym.

Szukają Państwo notariusza godnego zaufania w pobliżu Kobyłki lub Wołomina, w którego ręce chcecie powierzyć swoją sprawę? Zapraszamy do współpracy z naszą kancelarią notarialną!